Zamknij
REKLAMA

Notatka służbowa- czym jest i jak ją sporządzić?

10:47, 15.09.2021 | A.G
Skomentuj

Okazuje się, że notatka służbowa jest jednym z najczęściej sporządzanych dokumentów, które obowiązują w przypadku komunikacji wewnętrznej w każdej firmie lub w instytucjach. Jest to nic innego jak pismo potwierdzające przyjęcie ustalenia. Co należy o niej wiedzieć?

Kiedy sporządza się notatkę służbową?

Notatka służbowa (https://magazynprzedsiebiorcy.pl/notatka-sluzbowa) jest wyjątkowym dokumentem, który potwierdza przyjęcie danego ustalenia i jest niezbędnym narzędziem i przedmiotem, wykorzystywanym do komunikacji wewnętrznej w firmach. Można ja więc sporządzić w przeróżnych sytuacjach. Najczęściej jednak znajduje ona zastosowanie w momencie, kiedy komunikacja słowna na linii pracownik-pracodawca zawodzi lub jest ona znacznie utrudniona np. z powodu tego, że pracują oni w innych miejscach, a ze względów czysto służbowych muszą się oni wymienić niezbędnymi informacjami. Notatka służbowa może także zostać sporządzona przez przełożonego, w momencie kiedy zleca on pracownikowi zadanie do wykonania. Co więcej, można ją również wykorzystać w specjalnych i specyficznych okolicznościach, które wymagają przekazania informacji w formie pisemnej. Notatka służbowa jest również sporządzana wtedy, kiedy zostają podejmowane ważne- z punktu widzenia firmy- działania i postanowienia. Warto wiedzieć, że notatkę służbową można także wykonać podczas rozmowy telefonicznej, wówczas jej przebieg musi dotyczyć ważnych dla przedsiębiorstwa spraw, a także szczegóły danej rozmowy muszą być przekazane innym pracownikom. Notatkę tę można również przygotować w momencie, kiedy przełożony jest po spotkaniu z osoba zatrudnioną, która np. odmówiła wykonania polecenia służbowego. Wówczas nie koniecznie musi się to kwalifikować do nagany czy też upomnienia. Powodem może być także konflikt między pracownikami. Warto również w formie krótkiej notatki służbowej zapisać najważniejsze tematy i punkty z dyskusji, która miała miejsce np. na spotkaniu biznesowym czy podczas firmowej narady.

Jak należy sporządzić notatkę służbową?

Notatka służbowa nie jest ograniczona surowym schematem jej sporządzania. Okazuje się, że panuje tu dość duża dowolność- można ją sporządzić na komputerze, a także można ją z powodzeniem napisać odręcznie. Ważne jest jednak to, by była ona maksymalnie czytelna i zrozumiała w odbiorze, nie wolno zapominać o zasadach ortografii i interpunkcji. Ważne jest to, by sam przekaz notatki był możliwie jak najbardziej konkretny, bez zbędnych form i ubarwień tekstu. Notatka służbowa jest wykorzystywana tylko i wyłącznie w celu przekazania najważniejszych informacji pomiędzy pracownikami firmy- oznacza to więc, że nie należy stosować w niej zwrotów grzecznościowych czy rozbudowanego wstępu i zakończenia. Co najważniejsze nie wymaga ona również tradycyjnego podziału na akapity, a nawet nie wymaga ona użycia specjalnego papieru firmowego. Notatka służbowa charakteryzuje się przede wszystkim tym, że czas jej sporządzania jest możliwie jak najkrótszy, a zwięzłość informacji pozwala na jej szybkie doręczenie, z kolei prostota przekazu znacznie ułatwi zrozumienie i wyjaśnienie istotnych kwestii szerszemu gronu pracowników. Co ważniejsze, nie ma także jednego, określonego wzoru zgodnie z którym taki dokument powinien zostać sporządzony. W dużej mierze, forma notatki służbowej uzależniona jest od rodzaju danego przedsiębiorstwa i jego polityki, a także od tematu czy też przyczyny i osoby, która decyduje się ją napisać. Można jednak jasno stwierdzić, że szablon dokumentu, musi zostać opatrzony takimi danymi jak:

  • data wraz z miejscem w którym została sporządzona notatka służbowa
  • imię i nazwisko zarówno osoby, która chce w ten sposób przekazać informacje, jak i osoby, która ma być ich odbiorcą

Warto pamiętać, że jeśli notatka służbowa skierowana jest do grupy pracowników, powinno to również zostać jasno określone. Jeśli to konieczne, na końcu dokumentu można wypisać listę załączników. Dokument zezwala na stosowanie wypunktowań i wyróżnień, co znacznie może podnieść czytelność i przejrzystość tekstu. W notatce służbowej nie można jednak zamieszczać opinii i osądów, które mogłyby godzić w dobre imię innych osób.

(Artykuł zewnętrzny)
facebookFacebook
twitterTwitter
wykopWykop
komentarzeKomentarze

komentarz (0)

Brak komentarza, Twój może być pierwszy.

Dodaj komentarz

0%