Pierwszy dzień w nowej pracy jest istotnym momentem zarówno z perspektywy zatrudnionego, jak i przełożonego. Osoba, która dopiero rozpoczyna swoją przygodę w danej firmie, podczas tych kilku godzin wyrobi sobie już pierwsze wrażenie o przedsiębiorstwie. To wpłynie z kolei na jej zaangażowanie w wykonywanie obowiązków. Nie ma więc wątpliwości, że przywitanie pracownika w firmie powinno być doskonale zorganizowane.

• Sposób przywitania pracownika w pierwszym dniu pracy ma realny wpływ na jego późniejsze zaangażowanie i postrzeganie firmy.
• Znaczenie ma przygotowanie stanowiska pracy oraz wprowadzenie zatrudnionego do zespołu w przyjaznej atmosferze.
• Jasno określone zasady zdecydowanie poprawiają jakość pracy zatrudnionego.
• Coraz częściej firmy decydują się na wyznaczenie opiekuna dla nowej osoby, którego określa się mianem buddy’ego.

Dlaczego pierwsze wrażenie w nowej pracy ma znaczenie?

Czy wiesz, że osoby posiadające pozytywne wrażenia z pierwszego dnia pracy, są później nawet 18 razy bardziej zaangażowane w wykonywanie obowiązków niż ludzie, którym nie poświęcono aż tyle uwagi podczas procesu wdrożenia? Tak wynika z raportu opracowanego przez firmę BambooHR. Nie wydaje się to szczególnym zaskoczeniem. Wyobraź sobie, że rekrutacja została zakończona, wybrano Cię spośród wielu kandydatów, nadchodzi pierwszy dzień w firmie a Ty wchodzisz do nowej pracy i nikt nie wie, że zaczynasz? Biurko jest nieprzygotowane, komputer trzeba dopiero skonfigurować, a przełożony nie ma dla Ciebie czasu. Nietrudno w takiej sytuacji poczuć się zbędnym, a co za tym idzie – zniechęconym do poznawania i wdrażania się w nowe obowiązki.

Jak zorganizować powitanie nowej osoby?

Nie da się ukryć, że przywitanie osoby zatrudnionej warto rozpocząć jeszcze zanim przekroczy ona próg biura. Docenioną praktyką w takiej sytuacji jest przesłanie jej wszystkich podstawowych informacji z wyprzedzeniem. W mailu czy też liście powitalnym dobrze jest zawrzeć godziny rozpoczęcia pracy, adres, wskazówki dotyczące dress code’u, a także listę dokumentów, które należy zabrać w celu dopełnienia formalności. Bardzo często przedsiębiorstwa organizują też badania medycyny pracy jeszcze przed pierwszym dniem pracy, by nowa osoba mogła od razu skupić się na wdrożeniu, a nie formalnościach.

Zanim pracownik pojawi się w miejscu pracy należy pamiętać o przygotowaniu jego stanowiska. W zależności od zakresu zadań może być to ustawienie komputera z dostępem do systemów, skonfigurowanie skrzynki mailowej, a nawet drobne materiały powitalne, jak firmowy notes czy tzw. culture book wysyłające jasny sygnał: „Czekaliśmy właśnie na Ciebie”. Osoba zatrudniona powinna mieć też wszystkie niezbędne do wykonywania prac narzędzia, odpowiednie środki ochrony oraz instrukcje BHP.

Coraz popularniejsze są także welcome packi, czyli zestawy drobnych gadżetów i materiałów, które sprawiają, że zatrudniony od pierwszej chwili czuje się częścią zespołu. Takie drobne, ale potrzebne gest doceni każda osoba i to niezależnie od tego, czy pochodzi z pokolenia X czy też Z. Szacuje się, że zasady takie będą wręcz standardem, kiedy na rynek pracy wkroczy generacja Alpha.

Znaczenie ma atmosfera i jasne zasady

Kiedy stanowisko jest już gotowe, pracownik może spokojnie pojawić się w nowej pracy. Pierwsze godziny obecności bez wątpienia mają ogromne znaczenie, dlatego warto zadbać o ciepłe przyjęcie i wprowadzenie nowej osoby do zespołu. Krótkie spotkanie powitalne, podczas którego menedżer przedstawia pracownika współpracownikom, to absolutna podstawa. Dobrze jest także zdecydować się na wspólną kawę lub lunch. Tak luźna forma pozwala przełamać pierwsze lody i rozpocząć budowanie relacji.

Równie ważne jest przekazanie kolejnych informacji. Nowa osoba powinna wiedzieć, jakie są jej główne obowiązki, jakie cele stoją przed jej stanowiskiem i jak dokładnie działa organizacja. Pierwszy dzień to idealny moment na omówienie podstawowych reguł: godzin pracy, zasad komunikacji, obiegu dokumentów czy codziennych rytuałów firmowych. Jasne wytyczne ułatwiają wykonywanie obowiązków i pozwalają uniknąć chaosu dezinformacyjnego.

Buddy – jaką ma rolę podczas przywitania pracownika?

Jedną z praktyk stosowaną podczas wdrażania pracownika do działań w firmie jest wyznaczenie dla niego opiekuna. Tzw. buddy nie tylko pomaga poznać dobrze obowiązki, ale jest osobą, którą można zapytać o najdrobniejsze kwestie. To sprawie, że świeżo zatrudniona osoba czuje, że nie jest pozostawiona sama sobie.

Podsumowanie

Warto podkreślić, że powitanie nowego pracownika to nie tylko formalność, ale też inwestycja. Dzięki temu moment firma pokazuje swoje wartości i kulturę organizacyjną w praktyce. Wystarczy zadbać o kilka prostych elementów, jak przygotowanie stanowiska, wyznaczenie opiekuna pierwszych dni, przyjazną atmosferę i dobrze rozpisany plan, aby nowy pracownik poczuł, że znalazł się we właściwym miejscu . To procentuje nie tylko lepszą atmosferą, ale też realnym zaangażowanie w działania.