Zasady archiwizacji dokumentów, które każda firma powinna znać!

W wielu przypadkach przechowywanie różnych rodzajów dokumentacji jest konieczne. Czas ich przetrzymywania jest regulowany przepisami prawa, a nie zastosowanie się do nich grozi poważnymi konsekwencjami. Warto znać zasady archiwizacji dokumentów, najlepszym rozwiązaniem jest jednak skorzystanie z usług zewnętrznej firmy, która specjalizuje się w zarządzaniu aktami. Gwarantuje to zachowanie porządku w archiwum, a ponadto pozwala uniknąć niepotrzebnego stresu, który mógłby się wiązać z niedopełnieniem obowiązków.

Jak przebiega archiwizacja dokumentów?

Profesjonalna archiwizacja dokumentów wymaga dużej skrupulatności, zwłasza jeśli ranga przechowywanych informacji jest wysoka. Systematyzację danych trzeba przeprowadzić w przemyślany sposób, aby w trakcie całego procesu nie pojawiły się żadne błędy. Pierwszy krok to podzielenie dokumentów na takie z kategorii A oraz B. Żeby nie powstał chaos opracowuje się dokumentację i dopasowuje do określonej grupy rzeczowej. Następnie archiwum jest porządkowane. Akta oznacza się poprzez umieszczenie na wierzchniej stronie nazwy instytucji i komórki, a także znaku i tytułu. To, gdzie znajduje się dokumentacja w archiwum klienta musi zostać czytelnie oznaczone, co pozwoli na szybkie odszukanie niezbędnych w danym momencie informacji. Zamówienie usługi archiwizacji danych pozwala na ich szybkie uporządkowanie w sposób zrozumiały dla każdego. Przechowywanie dokumentów powinno trwać przez określony czas, warto więc również pamiętać o konieczności zniszczenia zdezaktualizowanych akt. W zależności od rodzaju informacji, czas ich przechowywania może być różny. Trzeba ponadto pamiętać, aby utylizacja przebiegała z uwzględnieniem normy DIN 66399. 

Dlaczego warto zamówić niszczenie dokumentów?

Warto zlecić niszczenie dokumentów zewnętrznej firmie. Gwarantuje to skuteczne dopełnienie obowiązków wynikających między innymi z RODO. Akta niszczone są w sposób całkowicie bezpieczny z zachowaniem poufności. W wielu sytuacjach jest to bardzo ważne. Jeśli firma lub instytucja przetwarza duże ilości informacji, niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe wymaga szczególnie ostrożnego podejścia. W dzisiejszych czasach niedopilnowanie odpowiedniej ochrony danych może być źródłem poważnych problemów, zarówno związanych z realizacją formalności, jak i czysto praktycznych, wynikających z istniejących realnie zagrożeń. Można zdecydować się na zamówienie niszczenia papierowych kopii, ale także elektronicznych nośników informacji, do czego konieczne jest już zastosowanie profesjonalnego sprzętu. Akta osobowe powinny być przechowywane i utylizowane w określony sposób ze względu na swoją szczególną rangę. Archiwizacja danych z Ekoakta, a także zlecenie nam procesu niszczenia dokumentów to najlepsze rozwiązania, na które mogą się Państwo zdecydować. Jest to szczególnie uzasadnione w przypadku dużych firmy i instytucji, które zarządzają obszernymi archiwami, wymagającymi profesjonalnego podejścia.