Wystawiamy fakturę - jak zrobić to prawidłowo?

Faktury są nieodłącznym elementem prowadzenia każdego biznesu. Niezależnie czy mamy spółkę z.o.o., prowadzimy własną działalność gospodarczą czy działalność nierejestrowaną, potrzebny nam będzie dowód sprzedaży towaru lub usługi w postaci rachunku lub faktury. Wystawianie faktur możemy zlecić księgowemu lub robić to samodzielnie, przy pomocy odpowiednich programów księgowych. Aby robić to prawidłowo konieczna jest przynajmniej podstawowa wiedza z zakresu rachunkowości. Jakie są najważniejsze informacje na temat wystawiania faktury?

Przeczytaj nasz artykuł, a dowiesz się:

• co powinna zawierać faktura VAT
• jak księgować fakturę
• czy można wystawiać faktury w obcych językach
• gdzie znaleźć wzór faktury VAT

Dzięki poznaniu podstawowych informacji na temat faktur unikniemy wielu potencjalnych problemów, które mogą skutkować nawet grzywnami od Urzędu Skarbowego. Dlatego warto przyjrzeć im się bliżej.

Co powinna zawierać faktura VAT?

Faktura VAT to podstawowy rodzaj faktury. Należy ją wystawić do każdej transakcji dokonywanej na rzecz innego przedsiębiorcy. W przypadku sprzedaży towaru lub usługi na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego, faktury VAT wystawiamy na żądanie nabywcy.

Regulacje dotyczące tego, jakie informacje powinny znaleźć się na fakturze wystawionej przez podatnika VAT zostały umieszczone w art. 106e sek. 1 ustawy o VAT. Określony jest tam wzór faktury VAT. Jej forma oraz wygląd mogą być różne, jednak zawsze muszą zawierać ten sam standardowy zakres danych. 

Dane, które faktura VAT musi zawierać to:

• data wystawienia;
• numer faktury, identyfikujący ją w jednoznaczny sposób;
• dane podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• numer identyfikacji podatkowej (NIP);
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej (najczęściej NIP lub PESEL);
• data dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile różni się od daty wystawienia faktury;
• nazwa towaru lub usługi;
• miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);
• kwota wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawka podatku;
• suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż obejmującą poszczególne stawki podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwota podatku uwzględniająca sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty objęte poszczególnymi stawkami podatku;
• wartość oznaczająca kwotę należności ogółem;

Na fakturze VAT mogą znaleźć się również dodatkowe zapisy, takie jak:

• Wyrazy „metoda kasowa” - na fakturze wystawianej przez podatników, którzy wybrali tę metodę do rozliczania VAT.
• Wyraz „samofakturowanie”, w przypadku wystawienia faktury VAT przez nabywcę w imieniu sprzedawcy.
• Wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”, gdy podatnik sprzedaje towary lub świadczy usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy, jeśli kwota należności ogółem przekracza 15.000 zł lub równowartość wyrażoną w walucie obcej.
• Wyrazy “procedura marży dla biur podróży” przy świadczeniu usług turystycznych, których podstawę opodatkowania stanowi kwota marży.
• Wyrazy “procedura marży – towary używane”, “procedura marży – dzieła sztuki” lub “procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki” przy sprzedaży określonych towarów.

Fakturę VAT można uzupełniać również o inne elementy. Są to np. termin płatności, numer rachunku sprzedawcy czy kwoty udzielonych rabatów. Nie ma natomiast obowiązku umieszczania w nazwie dokumentu słowa „VAT” ani oznaczeń „kopia/oryginał”.

Czy księgować fakturę według daty zakończenia dostawy towarów czy daty wystawienia faktury?

Zgodnie z przepisami podatkowymi, fakturę należy księgować według daty sprzedaży, czyli dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Data sprzedaży musi być wskazana na fakturze, jeśli różni się od daty wystawienia faktury. Data wystawienia faktury nie może być późniejsza niż 15 dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano dostawy towarów lub wykonano usługę.

Czy można wystawić fakturę po angielsku?

Czasami istnieje konieczność wystawiania faktur VAT w innych językach. Faktura po angielsku lub innym języku obcym może zostać wystawiona zarówno dla kontrahenta zagranicznego, jak i polskiego. Wyjątek stanowią faktury wystawiane na rzecz jednostek prawa publicznego oraz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Tego typu fakturę należy wystawić po polsku.

Ponieważ zapisy w KPiR można prowadzić wyłącznie w języku polskim i w polskiej walucie, przedsiębiorcy często wystawiają faktury dla podmiotów zagranicznych w dwóch językach. Faktura w języku polskim pozostaje wewnątrz firmy i trafia do rachunkowości, a faktura po ang. – do zagranicznego kontrahenta.

Skąd pobrać wzór faktury, w tym wzory faktur bez VAT i dla poszczególnych stawek podatku?

W Internecie znajdziemy wiele gotowych do wypełnienia wzorów faktur. Szczególnie pomocne w tym przypadku są programy księgowe. Nawet jeżeli nie jesteśmy płatnikami VAT musimy dokumentować nasze przychody przy pomocy rachunków lub faktur. Z pomocą przychodzą wtedy wzory faktur bez VAT, które możemy pobrać z Sieci lub wygenerować w programie rachunkowym.

Faktura bez VAT nie różni się znacznie od tradycyjnej faktury. Nie musi zawierać między innymi stawki podatku, kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku, czy numeru NIP i numeru VAT-UE nabywcy. Natomiast musi koniecznie zawierać podstawę zwolnienia z VAT. Dlatego w treści dokumentu musi znaleźć się numer aktu prawnego, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku lub dyrektywy, która zwalnia od podatku taką dostawę towarów albo takie świadczenie usług lub inną podstawę prawną wskazującą na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia.

Obowiązek umieszczania w treści faktury podstawy zwolnienia z VAT nie dotyczy przedsiębiorców, którzy korzystają ze zwolnienia podmiotowego z VAT. 

Jeżeli te informacje są dla nas niejasne, powinniśmy skorzystać z pomocy księgowego lub doradców dostępnych dla nas w ramach abonamentu programów księgowych. Każdy błąd podczas wystawiania faktury może nas potencjalnie drogo kosztować.