Krajowy System e-Faktur dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców, a nie jedynie biura rachunkowe. To system do tworzenia faktur, a przy prowadzeniu własnej firmy zazwyczaj to przedsiębiorca jest odpowiedzialny za to zadanie. W celu nadania uprawnień do wystawiania faktur innym osobom lub by uzyskać dostęp do faktur strukturalnych dla biura rachunkowego należy przeprowadzić autoryzację w KSeF. W jaki sposób uwierzytelnić się w KSeF? Jak wykazywać numer KSeF w pliku JPK? Czy możliwe jest wystawianie faktur ustrukturyzowanych dla osób fizycznych?

Uwierzytelnienie w KSeF

KSeF to zewnętrzny system rządowy, w którym konieczne jest przeprowadzenie autoryzacji, aby mieć dostęp do jego funkcji i nadać dostęp osobom trzecim. Jak uwierzytelnić się w KSeF? Gdy wygenerujemy token do łączenia się z tym systemem, który można wgrać przykładowo w systemie księgowym, zadbajmy o to, aby nie miały do niego dostępu osoby nieuprawnione. Proces uwierzytelnienia w KSeF odbywa się kilkoma sposobami, tj.:

• Profilem zaufanym
• Kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną z NIP-em
• Kwalifikowanym podpisem elektronicznym

Wybór formy jest zależny od rodzaju firmy, która będzie dokonywać autoryzacji. Dodatkowo skorzystać można ze wspomnianego tokena, czyli ciągu znaków alfanumerycznych generowanych z poziomu KSeF. Do tokena z łatwością przypiszemy uprawnienia bez wskazywania danej osoby, dlatego jest to uniwersalne rozwiązanie (nie ma konieczności podawania danych osobowych). 

Faktury dla osób prywatnych w KSeF

Jeśli chodzi o faktury dla osób fizycznych a KSeF - przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawiania faktur takim osobom. Dotyczy to wyłącznie dobrowolności po stronie sprzedawcy. Pamiętajmy jednak o tym, że osoba fizyczna nie prowadząca firmy nie ma dostępu do indywidualnego konta w Krajowym Systemie e-Faktur (nie korzysta z NIP-u lub nie ma firmy). W efekcie trzeba przekazać klientowi numer KSeF faktury, tak aby mógł ją pobrać z Aplikacji Podatnika KSeF w trybie dostępu anonimowego. Dostęp do faktury uzyskiwany jest na stronie Ministerstwa Finansów, poprzez wprowadzenie numeru KSeF dokumentu. Taki dokument jest traktowany jako pełnoprawny, mimo tego, że nabywca nie ma konta w systemie. W sytuacji, gdy podatnik zdecyduje się na wystawianie wszystkich faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur, to gdy sprzedać nie jest objęta obowiązkiem takiego fakturowania, należy spełnić dodatkowe warunki. 

Numer KSeF w pliku JPK

Obowiązkowy KSeF oznacza istotne zmiany dla podatników VAT, zwłaszcza dotyczące raportowania danych. Czy numer KSeF musi być w JPK? Tak, jest to konieczne i stanowi nowość dla przedsiębiorców. Zgodnie z przepisami prawnymi wiemy, że podatnicy muszą przesyłać za każdy miesiąc do urzędu skarbowego ewidencję wraz z deklaracją podatkową (korzystając ze środków komunikacji elektronicznej). Warto podkreślić, że dane dotyczące faktur lub innych dowodów w ewidencji obejmują:

• Numer, dzięki któremu dostawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (lub podatku od wartości dodanej), zapisywany dzięki wyodrębnieniu kodu kraju i kodu cyfrowo-literowego
• Imię i nazwisko lub nazwę dostawcy/usługodawcy
• Numer faktury lub innego dowodu
• Datę wystawienia dokumentu
• Datę otrzymania dokumentu

Poza tym dane związane z fakturami mogą obejmować numer identyfikujący dokument w KSeF. A co zrobić w przypadku braku numeru KSeF? W tym wypadku faktura podlega oznaczeniu OFF, BFK lub DI. To pierwsze oznaczenie dotyczy faktur wskazanych w art. 106 nf ust. 1 ustawy (wystawionych w trybie awarii KSeF, które w dniu składania ewidencji nie mają przydzielonego numeru identyfikującego lub nie zostały do niego przesłane). BFK to oznaczenie odnoszące się do faktury elektronicznej lub papierowej, wskazanej w art. 2 pkt 31 i pkt 32 ustawy o VAT. Z kolei DI oznacza dowód inny niż faktura (dotyczy głównie faktur wystawionych w trybie offline 24). 

Wszystko to wskazuje, że wprowadzenie obowiązku stosowania KSeF ma swoje odzwierciedlenie w pliku JPK VAT, gdyż faktura podlega oznaczeniu numerem identyfikującym KSEF.