Krajowy System e-Faktur reguluje nie tylko standardowe wystawianie dokumentów sprzedaży, ale dotyka również obszarów, które od lat budzą wątpliwości interpretacyjne wśród przedsiębiorców i biur rachunkowych. Status dokumentów księgowych niebędących fakturami, precyzyjne ustalenie momentu wystawienia e-faktury w zależności od wybranego trybu pracy z systemem oraz możliwość wystawiania faktur przez nabywcę w imieniu sprzedawcy to trzy zagadnienia wymagające odrębnego wyjaśnienia. Poniżej przedstawiamy zasady obowiązujące od 1 lutego 2026 roku w tych trzech obszarach, oparte na aktualnych przepisach ustawy o podatku od towarów i usług.

Nota obciążeniowa a KSeF oraz zasady ustalania daty wystawienia

W obrocie gospodarczym funkcjonuje wiele dokumentów księgowych, które mimo podobieństwa do faktury nie podlegają tym samym regulacjom prawnym. Nota obciążeniowa a KSeF to relacja, którą warto rozróżnić od standardowego fakturowania, ponieważ dokumenty tego typu wykorzystywane są do rozliczania zdarzeń niepodlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, takich jak kary umowne, odszkodowania czy opłaty za niezwrócone palety. Organy podatkowe wielokrotnie potwierdzały, że płatności o charakterze odszkodowawczym nie mają bezpośredniego związku ze świadczeniem podlegającym opodatkowaniu, a zatem ich udokumentowanie nie wymaga wystawienia faktury w rozumieniu ustawy. Skoro system służy wyłącznie do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, a nota obciążeniowa nie spełnia definicji faktury, jej sporządzenie poprzez KSeF pozostaje niedopuszczalne, a jednocześnie nieobjęte obowiązkiem wynikającym z przepisów wchodzących w życie wraz z obligatoryjnym systemem.

Równolegle istotnym zagadnieniem praktycznym pozostaje data wystawienia faktury w KSeF, ponieważ od jej prawidłowego ustalenia zależy zachowanie terminów wynikających z przepisów podatkowych. System rozróżnia dwa tryby pracy, które determinują sposób liczenia tej daty. W trybie online, gdy podatnik przesyła dokument bezpośrednio do systemu, za dzień wystawienia uznaje się moment przesłania pliku do KSeF, niezależnie od tego, jaka data została wpisana w polu odpowiadającym dacie sporządzenia dokumentu. Może się zatem zdarzyć, że faktura sporządzona kilka dni wcześniej zostanie uznana za wystawioną dopiero w dniu jej faktycznego przesłania do systemu, co ma znaczenie dla zachowania ustawowego terminu wystawiania dokumentów sprzedaży. Odmiennie kształtuje się sytuacja w trybie offline24, który pozwala podatnikowi wygenerować fakturę elektroniczną poza bieżącym połączeniem z systemem, z obowiązkiem przesłania jej do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. W tym wariancie za datę wystawienia uznaje się dzień wskazany przez podatnika na samym dokumencie, a nie moment jego późniejszego przesłania czy przydzielenia numeru identyfikującego. Rozróżnienie obu trybów ma praktyczne znaczenie dla działów księgowości, ponieważ decyzja o wyborze sposobu pracy z systemem wpływa na to, którą datę należy traktować jako wiążącą dla celów rozliczeń podatkowych i dotrzymania ustawowych terminów fakturowania.

Samofakturowanie a KSeF oraz warunki jego stosowania

Mechanizm, w którym dokument sprzedaży wystawia nie sprzedawca, lecz nabywca towarów lub usług, funkcjonuje w polskim systemie podatkowym od dawna i nie został zniesiony wraz z wprowadzeniem obowiązkowego fakturowania elektronicznego. Samofakturowanie a KSeF to relacja oparta na dodaniu warstwy technicznej do istniejącego już mechanizmu prawnego, ponieważ warunki materialne pozwalające na zastosowanie tej procedury pozostały niezmienione. Aby nabywca mógł wystawiać dokumenty w imieniu sprzedawcy, strony muszą zawrzeć umowę określającą procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur, a ustawodawca nie narzuca konkretnej formy takiej procedury, pozostawiając stronom swobodę w jej ukształtowaniu. Wprowadzenie systemu nakłada jednak dodatkowy wymóg organizacyjny, ponieważ sama umowa cywilnoprawna nie jest już wystarczająca do prowadzenia tego rodzaju fakturowania. Sprzedawca musi nadać nabywcy odpowiednie uprawnienie bezpośrednio w systemie, co oznacza wykonanie czynności technicznej niezależnej od treści zawartej umowy. Uprawnienie to może zostać przekazane konkretnej osobie reprezentującej nabywcę, a struktura systemu pozwala również na dalsze przekazywanie takiego prawa innym podmiotom, jeżeli pierwotnie upoważniona osoba otrzymała również możliwość zarządzania uprawnieniami. Rozwiązanie to sprawdza się szczególnie w organizacjach, w których za wystawianie dokumentów odpowiada kilka osób, ponieważ każda z nich może zostać upoważniona indywidualnie, bez konieczności angażowania całej struktury firmy nabywcy w proces autoryzacji.

Praktyczną zaletą prowadzenia tego rodzaju fakturowania w systemie jest bieżący wgląd sprzedawcy w dokumenty wystawiane w jego imieniu, co umożliwia zastosowanie procedury akceptacji milczącej. Jeżeli sprzedawca nie zgłosi zastrzeżeń wobec dokumentu widocznego w systemie, przyjmuje się, że został on zaakceptowany bez konieczności dodatkowych formalności papierowych czy elektronicznych potwierdzeń. Warto podkreślić, że odpowiedzialność za rozliczenie podatku należnego pozostaje przy sprzedawcy niezależnie od tego, czy faktycznie zweryfikował on dokument wystawiony przez nabywcę, co czyni właściwe skonstruowanie procedury zatwierdzania kwestią o realnym znaczeniu finansowym. Portal Poradnik Przedsiębiorcy regularnie publikuje materiały dotyczące tych mechanizmów, dostarczając przedsiębiorcom oraz biurom rachunkowym praktycznych wskazówek dotyczących nadawania uprawnień i organizacji procesów fakturowania zgodnych z aktualnym stanem prawnym